最近、私が気になっていることがあります。
それは『会社の会議』のこと。
私も『打ち合わせ』ということはよくある話だったりしますが、打ち合わせでは意見が滞ることがありません。みんな活発に意見を出し合っています。
しかし、会社で行う会議はめちゃくちゃ意見を言いづらいです。特定の人ばかりが喋り、何も決まらない、分からないということはよくある話。
ぶっちゃけこういう会議って生産性も低いし、ハッキリ言うと無駄ですよね？
この差ってどうして生まれてしまうんだろう？と思ってしまったので、上司と部下の温度差の原因と、その温度差を解決する方法をお教えします。
発言しやすい場を作らないのが課題なのではないか？
まず、私の個人的な意見なのですが、
こういう意識は大切と思うけど、そういう発言をする場の作り方の方がもっと大切じゃないかなと思っちゃった。
だってみんな何かしら言いたいことはあるはずで、発言しやすい空気を作っていない会議を主催する人たちに大きな課題があるはず。みんなで作れない作品ほど面白くないと思う人が続出する。 https://t.co/BIlBxqUBYm— ソルティー (@Solty_gn) 2017年10月13日
こういう風にTwitterで発言しました。特に炎上も何も起こってはいませんが（笑）
この意見はとある方が「会議でしっかり発言しなくちゃ」と言っていたからです。
「真面目だな〜」と感心する一方、「このお方、なんで真面目にならないと発言できないんだろう？」とも思いました。
会議って真面目になればなるほど詰まらなくなるワケで。
面白いアイディアとか、斬新で革新的なアイディアが本当に世界をひっくり返すこともあるんです。
それくらい詰まる会議なのか、詰まらない会議なのかは重要だと思うワケです。
会議と打ち合わせの差って何だろう？
さて、ここで会議と打ち合わせってどういう差が生まれるんだろうと思いました。
| 会議 | 打ち合わせ | |
| 人数 | 多くなりやすい | １：１になりやすい |
| 発言 | 一人が発言し、みんなに意見を求めていく | 相互に意見を出しやすい |
| 資料数 | 無駄に枚数多い | 打ち合わせに必要なものだけ |
| 資料内容 | 変に格式張っている | グラフなどを用いて分かりやすくしている |
めっちゃ個人的な印象ですが、こんな印象を持っています。
そしてもう一つの違いといえば、空気の重さです。打ち合わせは身内だけで行うことが多いので、軽い感じで、冗談を交えながら行うことができます。しかし、会議は社長や重役などのような偉い人間が出席することもあるため、そのような冗談を言えるような空気ではありません。簡単に言ってしまえば、会議は重要なことで、打ち合わせは気軽なもの、ということになります。その程度の認識でも間違いではないので、よくわからないという人は、そのように認識しておきましょう。
出典：会議と打ち合わせの違いについて
この記事によりますと、どうしても会議と打ち合わせでは空気感が違うとも書かれていますね。
[aside]ちなみにミーティングという言葉もありますが、打ち合わせと同じ意味です[/aside]
会議は人数が多い分、説明を兼ねることが多いので知っている人にとってみれば無駄なコト、無駄な時間が生まれやすいのかなと思います。
打ち合わせは逆に必要なものだけになっているけど、人数が多くない。逆に言うと、その人たちだけで内容が決まっていく感があります。
会議って何する場なのか？
そもそも会議ってのを知らないといけないなと思い、調べました。
合議体の構成員が一堂に会し，一定の事項 (議題) について，互いに意見と情報を交換し合って審議を行い，最良の施策を見出そうとする会合またはそのための組織をいう。
出典：コトバンク 会議
会議は物事を決定する場みたいですね。
ということは、予め物事を決めておく必要があって、そこに意見をあーだのこーだの言うことが目的。
会議はそれくらい重要な局面に差し掛かっていることが多く、みんなから意見をもらって軸を整え、方向性をハッキリし、内容を修正をしていくという状態。
定例会議という場もありますが、毎回集まって話をする…のは意外と効率的ではないのかもしれません。
会議は必要だから行うからこそ意義が生まれるものです。
「毎週会議があるから…」では手段を目的化してしまい、会議をすることが目的になってしまいます。
これでは効率的な会議にはならないということですね。
打ち合わせって何する場なのか？
では、反対に打ち合わせとは何なのか？
[共通する意味]
★どのようにするか決めるために話し合うこと。
出典：相談(そうだん)／打ち合わせ(うちあわせ)
打ち合わせはどのようにしようか、決定するために話し合うこと。
つまり、始まる前に話し合っておくのも打ち合わせ。バンドのチューニングのようなものですね。
打ち合わせでは「じゃあ、このようにしていきましょう！」と具体的な方針を決めるのが重要で、第三者に意見を聞いたり、情報収集するのは相談となるらしい。
会議で発言が出なくなってしまうのは何が悪いのかに迫る
打ち合わせでは発言が多いのに、会議になると発言が少なくなる。この現象は一体どうして起こるのかの謎に迫っていきましょう。
そもそも発言をするのは『個人』です。グループを分けない限り、同時に話すことはあり得ません。
立場が弱い人はどういう気持ちで発言しないのか
会議にしろ、打ち合わせにしろ議論をしなければ全く意味がありません。
しかし、多くの場合、発言しない人のほとんどはメンバー内でも立場が弱い人だったりします。
[aside]つまりは上司ではなく、部下…社員ってことですね。[/aside]
立場が弱い人はどうして発言しなくなってしまうのか。そこをまとめてみました。
[aside]
- 自分の考えがうまくまとめられない
- 優柔不断で決められない
- 発言する時に難しく考えすぎている
- 参加者意識がない
- 会議の内容に興味がない
- 意見を言いにくいと感じている
[/aside]
こんな感じでしょうか？
自分でまとめてみたものの、多分、６番の意見を言いにくいと感じているが一番課題なのではないかと思います。
なぜかというと、参加意識がないワケではないと思うから。
メモを取ったりもしっかりやってますし、会議が終わった時に「さっきこんなこと言ってましたけどここってどうなんですかね？」と言うことは多々あります。
会議が終わってから意見言ったりします。つまり参加はしているんですね。
「遅いよ！」とか思いますけど、これが結構あるから困ったもんです。
ということは、参加者意識はあるのに発言をしていない。今以上に会議中に発言してもらう必要があります。
さらに発言をうまくまとめられないから発言をしないというワケでもないんです。
大きい輪にしてしまうと上司が部下の出番を奪ってしまう
なんと形容して良いのか分かりませんが、出番待ちしていると思っています。
出番を待っていたのに、出番がなかったから会議が終わってから吐き出すことができなくなった意見をポロッと出してストレス解消していると。
出番を感じると自然と発言していきます。
しかし、ここで問題なのか上役の存在です。会社だと上司ですね。
地位的に下の人はまず上役に意見を譲ろうと思っています。しかし、上役はなるべく多くの人から意見を吸い出したいと思っています。
ここがジレンマだったんや！
特に会議という大勢が存在する大きい輪に対して「自分が発言するなんて時間が勿体ない」とか「こんな大勢の前で自分が発言するとか気が引ける」とか思ったりします。
そのプレッシャーに勝てるのは上司の存在しかいません。だから上の人同士で話して、下の人の意見が吸い出せなくなってしまうのです。
つまり大きい輪にしてしまうと上司が部下の出番を奪ってしまうのだ！
具体的にどうやって『出番』を作るか？
出番を奪ってしまうなら出番を作ればいい。
それが会議を主催するものの役目です。でも、実際、どうやって良いのか？
一つ確実な方法があります。それがグループワークです。
３〜４人の小さなグループにして意見をまとめてみよう
会議ってのはデカすぎるので意見が集約しにくいし、特定の人しか喋らなくなりがちです。
そこを３〜４人のグループワークに持っていくと、お互いの顔が見えるようになります。なので、喋らなければならなくなります。
また、少人数になれば「君はどう思う？」など出番を与えることも可能です。
大事なのは喋ることではなく、考えること。同じ課題に取り組んでいるという意識が大切なのです。
どうしても喋らない人がいた場合は１対１のペアワークが効果的です。こうすると絶対喋らなければならなくなります。
ただ、グループワークにすると意見の集約と時間の使い方が難しくなりますので、そこを工夫してみましょう。
このようにお互いの意見を共有することで、最終的に自分の意見が反映された気になりますし、実際にチームとして機能するために意見を吐き出すのはとても大事なことです。
「意見が通る」と思うようになれば、やる気の向上も見られ、積極的な参加姿勢と、結果もついてくるようになります。
シンプルで分かりやすい報告資料を作る
資料は体裁を整えたりしていることが多いですが、会議には全く役に立ちません。
「みなさん、ここ各位って入ってないんで直したいです」とか言う人はいないんですね。
こういう無駄なところを省いていくとシンプルになっていきます。
見た人がじっくり文の流れを追って全部理解する資料よりも、ひと目見て何が言いたいのか、何が決まったのか、何が決まってないのかが分かるような資料を求めています。
そこでまとめ方も文章にするのではなく、箇条書きにしたり、ひと目見て分かりやすいようにするなど伝わる資料になることが重要です。
結局はあーだこーだ言うような資料よりも結論が先に分かる資料が欲しいんですね。
これは議事録を作成する時でも同じです。
会議の主催者に求められる能力とは？
会議の主催者には求められる力量があります。
それがこの２つ！
誰もが発言しやすくする能力
このようにメンバー全員が発言しやすい場や、雰囲気を作ることを『ファシリテーション』と言います。
この能力は合意形成や、相互理解を深めることをサポートする役。
ぶっちゃけ自分だけじゃどうにもならなくなったから会議をするワケで、自分が発言の中心になっちゃイカンのです。だからこそ、このファシリテーション能力が超重要になってきます。
場合によっては堅苦しいオフィスな会議室ではなくて、別の場所のレンタルルームなども方法としてはアリ。
気分転換するために雰囲気を変えて会議するなんてのも方法の一つです。
段階を理解する能力
会議は物事の決定する場。打ち合わせは物事を作っていく場。
会議をするべきなのか、打ち合わせをするべきなのかは企画（プロジェクト）がどの段階まで進んでいるかによって変わります。
ぶっちゃけ言うと会議を開催する能力と言ってもいいですが、会議はすれば良いってものではありません。
必要だから会議をする。その状態を判断できることが重要かなと思います。
さきほども定例会議の必要性を訴えましたが、意義のある会議になれば良いのです。
つまり、「会議が○○日にあるから、それまでに課題をこなしておきましょう」と言うのであれば、定例会議をする意味はあります。
会議は主催者の力量が問われている
では今回のまとめです。
[aside]
- 会議は内容がある程度決まっていて、追加・修正をしたり意見をもらって物事の決定をする場
- 打ち合わせはアイディア出しや、流れを確認する場
- 会議で発言しない人は出番待ちしている
- 上司は部下の発言権を奪ってしまいがち
- 主催者は出番を作ろう
- 主催者に必要な能力は『ファシリテーション能力』、『会議を必要な時だけ主催する能力』
[/aside]
なかなか面白いまとめになりましたでしょうか？
詰まる会議になるのか、詰まらない会議になるのかは主催者の工夫次第です！
